CO-SNJC2012 du 15 janvier 2011

 Ordre du Jour

• Point sur les démarches effectuées et les incidences sur le
  budget.
• Les tâches des commissions
• Calendrier des réunions du Comité d’Organisation
• Questions diverses

 Compte-rendu

Présents : Jean-Pierre Chauveau, Noël Gilet, , Claude Rouzier, Gilbert Mousset, Joël Chassier, Didier Boisseau, Claudine Boisseau, Roland Bouat, Micheline Bouat, Jacques Lacroix, Bernard Personnat, Dominique Victoire Mendoza, Marie-Claude Petit

Excusés : Yves-Marie Marchais Francis Brionnaud, Gérard Jamet, Eric Berzin

On commence par un tour de table (présentation et responsabilité dans le comité d’organisation) car certains assistent pour la première fois à une réunion préparatoire à la SNEJC   2012.

Dominique Victoire Mendoza s’intègre dans la commission Sécurité. Tous les comptes-rendus précédents lui seront envoyés.

Démarches effectuées

• Un tour d’horizon des rencontres déjà effectuées est fait :
  • Les élus : plusieurs personnalités du conseil général du Cher, conseil régional (voir les comptes-
    rendus).
    Roland a pris contact avec A.Beignet,
    Jean-Pierre avec GRDF   du Cher.
  • Autres partenaires :
    Contactés par Jean-Pierre : Carrefour à Nevers, Intermarché de St Amand (à suivre), RocSport,
    cimenterie, produits d’entretien….sans réponse
    Contactés par la famille Boisseau : eau cristalline, gâteaux Brossard, chocolat Cémoi, laiterie, les aides possibles seraient alimentaires.
    Dominique contactera « Rians »

• Décisions :

• Il sera envoyé à chacun la lettre type pour les sponsors ainsi que le dossier de présentation qui sera rectifié (mettre « à titre d’exemple » dans l’intitulé de la page de présentation de la
  semaine jeune qui présente une semaine jeune précédente).
• Le dossier de présentation sera à donner à chaque partenaire contacté. Il est téléchargeable sur le site de l’Orléanais. A partir du 1er février, il y aura un accès direct : http://www.snejc2012.org
• Il faudra penser à la présence dans la presse (aucune précision énoncée)
• Le bureau contactera M. Raffestin et M. Bonneau. (Jean-Pierre prend RV par téléphone)

• Les finances
• Noël établit deux budgets. L’un sans subvention (base de travail), l’autre avec subventions pour les demandes.

Il travaille sur les tarifs pour dégager de l’équilibre. Il en donnera un exemplaire aux membres du C.O. quand il le jugera assez finalisé. (En fonction des décisions pour la restauration et des barnums.)

Gestion du site

• Les barnums :
  Plusieurs devis ont été établis. 4 barnums de 500 m2 ou 2 de 1000 m2 ? Les tarifs sont différents et les prestations offertes aussi. La comparaison s’avère alors plus compliquée. Il faudra être vigilant
  quant à la sécurité : La certification de conformité est-elle comprise dans le devis ou pas ? Jean-Pierre continue les recherches.
• Les sanitaires :

Il serait bon d’avoir un devis sur les prestations prises en charge par la base (pour le ménage, par exemple). Une convention clarifierait les choses.

Parmi nos bénévoles, un plombier serait le bienvenu (surtout pour les sanitaires supplémentaires).

Infirmerie

• Nous avons trois bénévoles infirmières. Voir François Le Van pour le médecin. (Contacter Yves-Marie)

Sécurité

• Nécessité de filtrage à l’entrée.
• La base ne serait pas fermée au public ? La base nautique ouverte la journée ? (il y a peu de
  chance qu’elle soit fermée ?).
• Nous prendrons en charge la sécurité. Mais :

• Vérifier le nombre d’extincteurs disponibles, le nombre nécessaire en complément si besoin.

Animation et journée tourisme

• Animation :
  • Difficulté pour les jeunes animateurs qui ne peuvent pas s’engager si longtemps en avance.
  • Piste du car podium
  • Penser au branchement électrique.
  • Nous ne prenons pas sous notre responsabilité des jeux nautiques.
  • Les jeux inter-ligues ne seront pas nautiques. Thème possible des sorcières ?
  • Baignade ?

• Journée tourisme :
  • Grossouvre ne pourra pas accueillir tout le monde sur la journée. Si possible, le faire sur deux jours avec une animation différente en fonction de l’âge des jeunes et prévoir d’autres activités autour de Goule. C’est ce qui sera demandé à la sphère jeunesse.
  • Si acceptation des deux groupes, les grands partiraient à vélo le mardi, les petits en car le mercredi.
  • A lier avec le CNER   , les critériums et le rallye. Proposition d’emploi du temps :

• Pour le trajet à vélo pour Grossouvre, le bord du canal présenterait du danger. A étudier de
  près.

Restauration

• L’Intermarché de St Amand est intéressé. Le souci est qu’il faut réchauffer. Il peut livrer tous
  les jours et livrer les pique-niques sur place. (ce qui est un plus)
  • Il faut étudier la question pour voir s’il serait intéressant de préparer le petit déjeuner. La prise en charge totale (prévoir les quantités, faire les courses et préparer) est rejetée.
• Voir avec le lycée de St Amand ? Un autre prestataire de Montluçon ?
• Jean-Pierre prend RV avec Eric Berzin.

Bénévoles

• Très peu de retour en termes de fiches. 16 dans un premier temps dont un cuisinier. 8 pour la semaine entière.
• Il faut en parler autour de soi, et donner le document.
• Voir avec les clubs des alentours, pour plus de flexibilité.
• Penser au comité des fêtes de Bessais le Fromental. Prévoir un rendez-vous avec la
  municipalité.
• Didier a listé ce qu’il faut faire et le nombre de bénévoles nécessaire.

• Le camping est peut-être un frein à la venue des bénévoles pour lesquels la location de chalet n’est pas envisageable pécuniairement parlant.
• Claude indique que le CODEP   28 propose une participation pour ses bénévoles.

Communication

• Le travail aura lieu avant, un peu après et sera pratiquement nul pendant la semaine. Le planning démarre officiellement en juillet 2011 avec une particularité pour nous qui est le CEER   à paris en septembre 2011. Nous devrions présenter quelque chose à Paris.
• Travailler sur une présentation : le logo (le cahier des charges téléchargeable sur le site sera envoyé à Marie-Claude).
  La page communication du cahier des charges sera envoyée à la commission ainsi que le planning élaboré à Ergué Guéberic.
• Penser à de la « pub » à la semaine jeunes de Moisson et à la semaine Fédérale.

Inscriptions et accueil

• Micheline envoie à Claude des coordonnées d’organisateurs des précédentes semaines pour glaner des infos.

Circuits

• Les circuits seront à définir suivant la programmation de la semaine.
• Ils seront établis en fonction de ceux des critériums qui doivent être différents.
• Circuit pour le critérium vtt   le vendredi et le samedi pour la route.

Levée de séance à 18h

Prochaine réunion