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Visio-conférence avec Teams

(visio-conférence via Office365 fédéral)

La FFCT  /FFvélo   utilise Office365 et privilégie donc Teams pour les vision-conférences [1]. Que faire à réception d’une invitation de ce type ?

Une invitation à participer à une réunion par vision-conférence avec le logiciel Teams est arrivée. Cette invitation contient le lien pour se connecter. Voici quelques informations à lire avant la réunion.

Il s’agit bien d’une invitation qui transforme son destinataire en invité à la réunion [2]. Le cas 2 ci-dessous fonctionne toujours, dans tous les cas.

 Quelques conseils pour la participation

  • Ne pas parler pas tous à la fois (Il est possible de désactiver son micro en cliquant sur l’icône micro).
  • La web-cam permet aux autres participants de voir celui qui est en face. Si l’image reçue est hachée, déconnecter la web-cam en cliquant sur l’icône caméra parce qu’elle n’est pas indispensable.
  • Ne pas utiliser le tableau blanc (icône tableau avec une flèche vers le bas).
  • Ne pas partager pas son écran sauf sur invitation de l’organisateur.

Si par mégarde, un clic malencontreux active la déconnexion, se reconnecter tout simplement (en cliquant sur le lien reçu dans le courriel d’invitation).

Il n’est pas du tout indispensable d’avoir un compte office365 pour être invité(e).

 Installer Teams

Cas 1 : à partir d’un compte Office365

1- Ouvrir Office365.

2- Lancer Teams en cliquant sur sur l’icône Teams dans la barre des menus. Pour une première utilisation de Teams : choisir d’installer Teams ou de l’utiliser via le web (au choix)
4- Utiliser en cliquant sur le lien envoyé par l’organisateur de la visio-conférence (voir ci-dessous un exemple de lien).

Cas 2 : sans compte Office365 (invité.e)

1- Cliquer sur « Télécharger Teams »
2- Installer Teams (moins de 5 minutes). Inutile de créer un compte. Fermer Teams.
3- Utiliser en cliquant sur le lien envoyé par l’organisateur de la visio-conférence (voir ci-dessous un exemple de lien).

 L’heure de la visio-conférence approche

Note importante : Il est possible de participer sans caméra (les autres participant n’ont pas d’images, c’est tout). Par contre, il va être difficile de participer sans micro ! Normalement, il y a une prise pour un casque ou des écouteurs qui permettent de contourner la difficulté si on dispose de l’équipement nécessaire avec la bonne prise (habituellement "Ecouteurs avec micro intra-auriculaire filaire avec jack 3.5 mm"... mais existe aussi avec prise USB  ).

Le courriel d’invitation à la réunion ressemble à celui ci-dessous (courriel anonymisé par sécurité).

Si Teams est installé, il suffit de cliquer sur le lien de connexion reçu. Il faudra alors cliquer sur le bouton "Ouvrir le lien" de la petite fenêtre qui s’ouvre.

Quelques minutes avant le début, il est aussi possible de...

  • ...ouvrir Teams depuis l’icône placée automatiquement sur le bureau lors de l’installation.
  • ...PUIS, cliquer sur le lien "Lancer maintenant" (voir illustration ci-dessous). Si l’écran présenté ci-dessous ne s’affiche pas, passer à l’étape suivante ("se contenter de...")

INUTILE de cliquer sur "Obtenir l’application Teams" (normalement elle est déjà installée => cf ci-dessus) et INUTILE aussi de cliquer sur "Rejoindre dans Microsoft Edge" (la lecture de cette page prouve l’utilisation d’un navigateur : Firefox, InternetExplorer, Chrome, Opéra... ou Edge !).

 Pendant la visio-conférence

L’écran d’ouverture contient l’image ci-dessous.

  • Cliquer sur "Rejoindre maintenant" (flèche bleue) pour entrer dans la visio-conférence.
  • Le bouton de gauche (icône caméra au bout de la flèche rouge) permet d’ouvrir ou fermer la caméra.
  • Le bouton de droite (icône micro au bout de la flèche verte) permet de fermer ou d’ouvrir le micro.

Pour quitter la visio-conférence, il suffit de fermer Teams.

 Participer

La net-étiquette ressemble à la politesse en réunion "physique" (en présentiel) : on dit "bonjour" à l’arrivée, on écoute les autres, on attend son tour pour parler...

Si on n’est pas entendu, c’est que le micro est fermé. => L’ouvrir !

Rappel : la caméra peut être éteinte pour participer (on peut aussi ne pas en avoir !).



vendredi 12 juin 2020 , par Roland Bouat (MDT)


[1Il existe une centaine de logiciels pour réaliser des visio-conférences : le plus connu est probablement Zoom.

[2Pour être membre, il est indispensable d’avoir un compte Office365

Mots clés : doc. web, Communication

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