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CO-SNJC2012 : Réunion du 1 octobre 2011

Argenton-sur-Creuse

lundi 14 novembre 2011, par BOUAT Micheline, CHAUVEAU Jean-Pierre


Présents : Jean-Pierre Chauveau, Gilbert Mousset, , Yves-Marie Marchais , Jacques Lacroix, , Noël Gilet, Joël Chassier, Roland Bouat, Micheline Bouat, Marie-Claude Petit, Claude Rouzier.

Excusés :, Claudine Boisseau. Didier Boisseau, Dominique Victoire Mendoza, Eric Berzin.

Absents : Francis Brionnaud, Gérard Jamet, Bernard Personnat .

 Rappel de l’ordre du Jour

  • Convention avec le village de Goule
  • Choix des prestataires (barnums et sanitaires)
  • CR   de la rencontre avec la sphère jeunesse à Moisson
  • Emploi du temps de la semaine 2012
  • Budget (en relation avec les points précédents)
  • Questions diverses

Comme suite au bilan de la semaine des jeunes de Moisson, le comité directeur s’est principalement penché sur le point budget et l’aspect administratif.

  • Le conseil Général assure ce que la Délégation de Service Public a signé, la signature du devis l’engage. demander tout de même confirmation au président du Conseil Général et éventuellement obtenir un écrit.
  • Revoir maintenant tous les devis qui ne doivent pas avoir plus d’un an pour être valables.

 Devis de la base

  • A cette date, il n’y a pas tout. (salle de restauration ? Est-elle indissociable de la cuisine ? En avons-nous besoin ?) faire la demande de devis par écrit.
  • Les chalets représentent une somme importante. Devons-nous en réserver seulement quelques-uns ? Pour la fédé ? (Alain Rat les a considérés trop chers et ils se « débrouilleront »). Pour les bénévoles, il y a les hébergements en dur.
  • Les kiwis peuvent faire l’affaire : 1 pour l’infirmerie, 1 pour l’accueil camping 1 pour le briefing.
Décision : on ne loue pas les chalets
  • Si une ligue demande l’hébergement en dur, on proposera les coquelicots en entier ( environ 2500€)
  • On pourrait garder la salle au milieu du camping pour les jeunes ?

Analyse du budget de Moisson par Yves-Marie Marchais

  • La semaine 2011 a reçu 34 032 de la fédé. 25 000€ pour la semaine, 5 000€ et 4 032€ pour les frais de la commission.
  • La semaine a remboursé 11 048€ aux ligues pour les critériums et une autre somme( dont le montant n’a pas été donné à la réunion) pour les accompagnateurs.
  • Notre dotation n’est donc pas égale à 34 082€, difficile de faire porter à l’organisateur un risque supplémentaire. La complexité étant de savoir qui bouche le trou en cas de déficit.

Réflexions sur notre budget

  • Si les effectifs sont en baisse par rapport aux prévisions, on risque d’avoir des difficultés de financement.
  • Les chèques passent par la Fédé, il serait bien de les avoir assez tôt pour compenser un problème de trésorerie. Si on n’a pas l’argent sur le compte, on ne prend pas le risque de payer des agios. Quand on a l’argent, on peut donner un peu.
  • Il faut négocier auprès des prestataires de ne pas payer à l’avance.
  • Faire plusieurs simulations de budget en faisant varier les effectifs.
  • Continuer la recherche des baisses de prix et évaluer les besoins au plus juste.
  • Des dépenses ne sont pas encore bien chiffrables, notamment pour l’installation électrique.
    En ce qui concerne la puissance, la comparaison des besoins avec celle donnée par Eric, il ne devrait pas y avoir de problème.
    Si besoin de pose de compteurs pour notre utilisation et branchement particulier, voir avec Eric puisqu’il s’agit d’un poste d’abonné privé.

<sc  >Lui demander un devis « électricité »sc  >

  • Nous recevrons 1000€ de la part du député, M.Cosyns (appel téléphonique reçu le 27/09/2011)
  • Subvention via l’Europe ?
  • CNDS  . Au niveau régional Yves-Marie s’en occupe, aidé de Claude (qui fera le compte-rendu.)
  • Un nouveau rendez-vous est pris avec GRDF   du cher.
  • Une démarche a été entreprise par Jean-Claude Hénault auprès du crédit Mutuel. Une somme sera allouée. (On n’en connait pas encore la valeur.)
  • Trouver des sponsors pour se faire payer le badge et /ou les tee-shirts (GRDF   ?)
  • Monter les dossiers de subvention.

 Gestion du site

1. Barnum, tables et chaises

    • Un plan du camping est distribué à chacun. La surface est adéquate.
    • Les barnums : 2 devis ont été fournis. 1200 m² ou 1600 m²(1000+600). Alain rat a dit que le CNER   s’accommodera de la surface donnée.
    • Fait-on deux services ? on prévoit 625 repas . 2 barnums de 600 m² ,c’est peut-être un peu juste.
On décide de commander 1600 m².
  • C’est le loueur qui assure la conformité des barnums.
  • Nous ne pouvons pas fournir gratuitement des tables et des chaises pour les ligues. Si location de leur part, demander un chèque de caution.

2. Camping et Sanitaires

  • Est-il possible de se servir des sanitaires de la semaine fédé ? Entre la semaine des jeunes et la semaine fédé, il y a à peine un mois. Ce délai est très court pour la désinstallation et la réinstallation.
  • On peut installer des sanitaires près des bouches d’égout, l’évacuation est prête.

 Sécurité

  • Besoin de barrières pour la sécurité autour du car podium. Voir avec a commune de Bessais (ou les autres aux alentours si nécessaires).
  • La visite de sécurité : c’est le maire qui en fait la demande au moins deux mois à l’avance. Demander un tarif.

 Conventions

  • Noter l’engagement du village de goule et la mise à disposition des structures.
  • Roland complète les projets de conventions- pour Goule- pour GRDF  -

 Circuits

  • Jacques Lacroix envoie les circuits route par courriel

 Emploi du temps de la semaine

  • Il faut maintenant y réfléchir sérieusement. La journée du mercredi est toujours très incertaine. L’association UCPS ne peut assurer un spectacle pour un si grand nombre de personnes.

La séance est levée à 19h30.

Prochaine réunion

le 26 novembre 2011 à Blois à 9h

(avec son pique-nique, surtout pour ceux qui restent au comité directeur de ligue.)

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