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COMPTE-RENDU DE REUNION PREPARATOIRE A LA SNEJC 2012

Rencontre avec la sphère jeunesse du 27 octobre 2011

à "Goule" à Bessais-le-Fromental

lundi 14 novembre 2011

Présents  : Jean-Pierre Chauveau, Noël Gilet, Didier et Claudine Boisseau, Micheline Bouat, Alain Rat, Marie-Françoise Desbrousses.

Cette rencontre complète celle de juillet. Nous avons eu des explications supplémentaires sur ce qui est attendu de nous, nous avons étudié ensemble ce qui était incontournable tout en tenant compte de nos possibilités (matérielles et financières). Je reprends la même trame que lors du compte-rendu de juillet, même si les points n’ont pas été abordés dans le même ordre et s’il y en a des nouveaux.

 Le séjour

  • Dénomination : séjour sportif sous toile.
  • En général, il y a 75% de garçons, 25% de filles, 1/3 de moins de 13 ans.
  • Les dates pour tous sont du 7 au 15 juillet. Arrivée officielle le samedi à 14h.
  • Aucune ligue ne peut arriver plus tôt. (Quelques éducateurs pourraient demander à déroger à cette règle uniquement si besoin d’installer un gros équipement, à voir au coup par coup)
  • Des dérogations exceptionnelles peuvent être accordées pour les jeunes qui passent l’oral du bac. (Etant donné la date des vacances d’été2012, le cas pourrait se présenter.)
  • Le dossier administratif est géré par Marie-Françoise qui envoie les chèques au trésorier le 20 juin (environ 90%). Les dossiers seront alors complets.
  • La partie sanitaire est du domaine du directeur de séjour.

 Les structures

L’investissement est lourd et grève le budget. Nous cherchons donc le rapport qualité/prix le plus adéquat possible.

  • Pour les barnums, 2x 800m2 sont proposés au lieu de 2x 1000m². En définitive, après la venue de la société Corcelles sur le site ce même jour, en accord avec la Sphère Jeunesse, la surface sera de 1400m² : 2 barnums (800m²+600m²) non accolés.( 1400m² d’un seul bloc entraînerait une mise en conformité onéreuse)
  • Nous louons les chaises et les tables.
  • Nous nous interrogeons sur le nombre de sanitaires nécessaires pour connaître le complément à ajouter aux blocs du terrain de camping. Nous contacterons par écrit la « Jeunesse et sport » qui nous donnera la norme. Nous avons évoqué puis abandonné l’idée des sanitaires de la semaine fédé.

 espace de travail

Alain demande à ce que tout l’administratif soit regroupé (national et ligue) sur le même pôle.

 Subvention ffct   et finances

L’avance de fonds est possible en janvier.

On part sur 20 000€. Ce qui sera reçu sera du réel : Ce sera la sphère jeunesse qui remboursera les ligues et paiera sa part de restauration. Elle prend aussi en charge toutes les plaques de cadre vélo.( de la semaine et des critériums)

A notre charge :

  • les tee-shirts (ou autres -casquettes…..-), le petit cadeau, le tour de cou et le sésame/ badge. (Ce serait bien de se faire sponsoriser…)
  • Le logement du directeur du séjour, du médecin et de l’infirmière.
  • Les ravitaillements sur les critériums (2 pour la route, idem pour le vtt  , prévoir au moins une palette d’eau s’il fait très chaud)
  • Les frais de secrétariat (non chiffrés) : prévoir un photocopieur noir et blanc A4/A3, environ 180 chemises pour les sélectionnés.
  • Evidemment toute la logistique (location du site, location de matériel, restauration…)

 Bénévoles

Ce qui a été donné en juillet est toujours valable. Marie- Françoise propose à Didier un tableau récapitulatif.

 Déroulement de la semaine

  • Le rallye sera un rallye nature et se déroulera le mardi.
  • Circuits : Obligation de retour des circuits constitués pour le 15 février 2012. Pour les critériums, la sphère jeunesse choisit un parcours parmi ceux proposés. ( déjà noté en juillet.)
  • Journée tourisme :

Nous ne pouvons pas passer tous les jeunes à Grossouvre sur une journée. Tous les autres sites alentours qui pourraient être intéressants ne peuvent accueillir un si grand groupe sur une journée..Nous ne pouvons pas modifier l’ossature de l’emploi du temps de la semaine. L’objectif de cette journée étant le divertissement tous âges confondus, la journée sera donc une journée détente. Nous mettrons les jeux inter- ligues l’après-midi. Reste à trouver comment occuper le reste de la journée de façon ludique et intéressante. Jeux style kermesse ? Jeu de piste ? Chasse au trésor ? Temps libre en vue de fabriquer des objets à exposer ? Alain propose un pique-nique sortant de l’ordinaire, genre barbecue mais peut-être difficile à mettre en œuvre.A nous de voir….

  • Le critérium débute le jeudi en fin de matinée.
  • Activités libres sur la base ?

 Menus et repas de clôture

  • Les menus seront présentés à la sphère jeunesse. Il sera possible de les divulguer aux ligues.
  • Pour le repas de clôture, le principe du buffet est retenu. Nous allons faire changer le menu pour qu’on ne soit pas obligé de s’asseoir pour manger.
  • Penser à avancer l’horaire du petit déjeuner le jour du critérium.

 Communication

  • La communication aux ligues se fera au séminaire jeunesse à Paris. (Sans doute le dernier week-end de janvier). Les activités libres possibles sur la base devront être fixées à cette date pour donner l’info.
  • C’est Georges Golse le responsable de l’article pour la revue.
  • La plaquette : prévoir pour le 15 février :
    • les éditos des politiques (avec leur photo)
    • 3 pages avec photos pour les informations touristiques.
    • le programme
    • à envoyer à Alain
  • Le diaporama pour l’AG   nationale de Grenoble est à donner à la sphère jeunesse pour le 20 novembre. Il sera de 3mn maximum. On peut distribuer affiches et triptyques à cette AG  .
  • Marie-Françoise a noté tout ce dont elle avait besoin pour éditer le bulletin d’inscription.
  • En Avril, la semaine où la sphère jeunesse vient travailler sur le site, le vendredi matin en principe, est organisée une réunion plénière d’information. Sont invités les pompiers, les gendarmes, les municipalités des mairies des alentours qui nous accueillent, le représentant de la DDCSPP, le président du conseil général, le président du conseil régional..

 Divers

  • Prévoir un photographe (et le budget associé).
  • Pas de tables ni chaises à louer.
  • Prévoir les documents touristiques pour mettre dans les enveloppes envoyées aux ligues.
  • Récupérer les boîtes aux lettres de ligue.
  • Pinces pour trouer les sésames ? des petites perforatrices ou emporte-pièces devraient faire l’affaire.
  • Toute pub devra être validée par la sphère jeunesse.

A la suite de cette rencontre, nous avons bien noté que ce n’est pas nous qui organisons la semaine jeune, c’est la FFCT   par le biais de la Sphère Jeunesse. Notre rôle est logistique. Nous veillerons donc à ce que les conditions matérielles soient les meilleures possibles tout en maintenant le budget équilibré en permanence.

Le nouveau site est opérationnel : http://www.ffct-centre.org