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Cahier des charges de la concentration des jeunes

Mots clés : doc. Coreg04, Jeunes, Concentrations

dimanche 1er mars 2015, par BOISSEAU Didier


 1 : PRÉVISIONS

  • a)  : Trouver un terrain spécifique avec sanitaire si possible, qui puisse accueillir des tentes, caravanes et camping-car pour environ une quarantaine de personnes, jeunes et accompagnateurs, en cas de mauvais temps, une salle pour le pique-nique du samedi midi et petit déjeuner dimanche matin.
  • b) : trouver une salle pour le repas du samedi soir.
  • c) : Un repas le samedi soir vers 19h30 pour jeunes et adultes aux environs de 10 € et pouvant être élargi aux cyclos qui le désirent venus pour le Challenge.
  • d) :11 h00, une ou deux personnes du club pour accueillir les clubs venant à la concentration.
  • e) : Un circuit Route et (ou) VTT   (20 km environ) avec une visite d’un site touristique et accompagnateur du club local. Cela peut ressembler à une cyclo-découverte®.
  • f) : Une animation le soir après le ou pendant le repas peut-être proposée sans obligation pour le club.

 2. PRÉPARATION

I : Un an et demi avant la concentration des jeunes :

transmettre un budget prévisionnel à votre Comité Départemental avec éventuellement copie à la Ligue incluant une participation financière pour accord.

II. Un an avant la Concentration des jeunes :

  • 1. Faire les démarches auprès des collectivités pour la réservation du terrain (pour le camping des jeunes et de l’encadrement) et de la salle pour le repas du samedi soir
  • 2. Trouver un traiteur ou autre solution pour le repas du samedi soir pour un coût d’environ 10 €.

III. Trois mois avant la concentration des jeunes :

  • Acceptation du devis du traiteur ou autre
  • Réunion du club pour la préparation de l’organisation et finalisation des postes de bénévoles pour l’accueil et l’accompagnement des circuits Route, VTT   ou
  • Cyclo-découverte®.
  • Fourniture de documents :
  • Plan simple pour localisation du terrain ou se déroulera la concentration
  • Bulletin d’inscription avec le prix du repas et le nombre de personnes, la date limite pour le retour,
    à adresser au Délégué jeunes de la Ligue.

IV. Un mois avant la concentration des jeunes :

Réunion du club pour finaliser les derniers détails.

V. Six jours avant :

Confirmer le nombre de repas au traiteur ou autre

IV. Samedi matin

Fléchage pour rejoindre le terrain de la concentration des jeunes.

VII. Samedi après-midi

  • Préparer la salle pour le repas du soir
  • Accompagner le groupe sur le circuit proposé

VIII. Samedi soir.

Accueil des participants au repas

 3. BILAN :

Faire un bilan de satisfaction de la concentration des jeunes
Faire un bilan financier
Envoyer à la Ligue et (ou) au Codep   les frais qui pourraient leur incomber avec leur accord.
Envoyer à la Ligue, une fois tous les frais payés et les frais remboursés un bilan final de cette organisation.

Approuvé le : 28/02/ 2015 en réunion du Comité Directeur à Blois


 ANNEXE 1

DÉROULEMENT

  • I. 9h00 .Fléchage du parcours pour se rendre au lieu de la concentration et du repas le soir
  • II. 10h45, Rendez-vous au terrain pour les personnes du club pour l’accueil des clubs de la concentration jeunes
  • III. 13h45, Accueil des participants à la sortie de l’après-midi
  • IV. 15h00, préparation de la salle pour le vin d’honneur suivi du repas
  • V. 18h30-19h00, Pot d’accueil des participants à la concentration des jeunes
  • VI  . 20h00, Service du repas aux participants qui ont réservé
  • VII. 21h30, Animation si proposée
  • VIII. 23h00 fin et rangement de la salle

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