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AG ligue FFCT-Centre : cahier des charges

Mots clés : doc. Coreg04, AG & AGE

dimanche 1er mars 2015, par PRIEUR Daniel


 1. DISPOSITIONS GENERALES

1.1 : Infrastructures :

  • Une salle pouvant contenir de 180 à 250 personnes assises avec tables et chaises en fonction des années électives ;
    ainsi que tables et chaises à disposer sur la tribune pour une dizaine de personnes.
  • Un espace réservé à l’accueil des participants, pouvant délivrer boissons chaudes et fraîches (bar).
  • De plus, prévoir de la place pour le pointage des clubs et le vote.
  • Une ou deux salles, disponibles dès le samedi matin en fonction des besoins de la Ligue (commission jeunes …).

1.2 : Matériels :

Pointage des clubs
  • Six tables avec 12 chaises pour le pointage des associations et des votes. Si toutefois cela pose problème nous pouvons regrouper deux comités à faible effectif ce qui représentera quatre tables et huit chaises.
Assemblée
  • Un écran pour la projection des documents de l’Assemblée Générale
  • Une sonorisation pour les interventions avec 2 micros 1 fixe et 1 baladeur
  • Branchement électrique pour les matériels de la ligue,(ordinateur portable, vidéoprojecteur)
Expo challenge
  • Prévoir le nombre nécessaire de panneaux d’affichage (Grilles "caddies" de préférence), pour l’exposition de l’historique du Challenge du Centre depuis 1977 qui comporte 32 panneaux, soit un panneau par année. (panneaux de 1 mètre de hauteur par 0,70m de largeur).
    (depuis 1977 les premières années sont insérées dans des classeurs pour lesquels il faut prévoir des tables).
Concours photo
  • Prévoir d’autres panneaux d’exposition pour l’affichage du concours photo , calendrier de ligue etc. (voir avec la Ligue pour le nombre exact).
Autres
  • Des tables spécifiques pour le vin d’honneur
  • Quatre tables pour les prospectus
  • Des tables pour le repas suivant le nombre de convives (les dix tables des prospectus et des pointages des associations pourront être récupérées)

1.3 : Besoin en bénévoles suivant la liste chronologique suivante :

1.3.1 Samedi matin :

Fléchage de la salle

1.3.2 Samedi après midi :
  • Préparation de la salle
  • Accueil des membres de la ligue à partir de 15h00
  • Le verre d’accueil des personnes présentes avant le repas du comité directeur de la Ligue.
1.3.3 Dimanche :
  • Préparation du café
  • Bar
  • Préparation de la pause
  • Accueil des personnalités
  • 6 personnes du club organisateur désignées pour le Pointage des clubs et votes en séance avec 6 personnes désignées obligatoirement par les comités départementaux pour faciliter le travail de ces opérations (1 par comité départemental non membre de ligue)
  • Service du repas si besoin
  • Le vin d’honneur
  • Rangement de la salle

1.4 Vin d’honneur

(possibilité de le faire prendre en charge par la commune ou autre).

1.5 Repas du dimanche midi.

(assuré par le club ou par un professionnel)

1.6 Autres prestations :

1.6.1 Hébergement et restauration

L’hébergement et la restauration du samedi soir pour le comité directeur de la Ligue et les Présidents des Comités Départementaux non élus.

1.6.2 Petit déjeuner du dimanche matin

Le petit déjeuner du dimanche matin si l’hôtel ou l’hébergement ne peuvent le faire.

1.7 : Divers :

1.7.1 Hôtels

La liste des hôtels pour les participants

1.7.2 Camping-cars

Prévoir un emplacement pour les camping-cars.

1.8 : Budget préviionnel

Il est impératif d’établir un budget prévisionnel afin de rechercher un partenariat avec commerçants, commune, structure intercommunale ou autres pour diminuer le cout de l’AG  , pour la Ligue, le club et les participants (Prix du repas, café d’accueil et viennoiserie gratuite, etc.…).

 2 PREPARATIONS :

2.1 Trois ans avant l’assemblée générale :

Faire acte de candidature auprès du comité départemental qui la validera et la transmettra à la ligue

2.2 Deux ans avant l’assemblée générale :

  • 2.2.1 Faire les démarche auprès de la mairie pour la pré-réservation de la salle
  • 2.2.2 Trouver un traiteur pour le repas du dimanche midi, si traiteur il y a.

2.3 Un an avant l’assemblée générale :

  • 2.3.1 Confirmation de la réservation de la salle
  • 2.3.2 Confirmation avec le traiteur du lieu du repas, du choix du menue et du tarif de la prestation.
  • 2.3.3 Prendre rendez vous avec le Maire pour lui expliquer le déroulement de l’assemblée, les besoins en sonorisation, micro et projection
  • 2.3.4 (1 micro fixe, 1 micro baladeur (si possible), 1 paire d’enceinte acoustique et un écran de projection.
  • 2.3.5 Réunion préparatoire du club à l’organisation

2.4 Six mois avant l’assemblée générale :

  • 2.4.1 Acceptation du devis du traiteur
  • 2.4.2 Réunion du club pour la préparation de l’organisation et finaliser les postes pour les bénévoles.
  • 2.4.3 Pour la Ligue :
    • Fourniture d’un plan simple pour la localisation de la salle.
    • Fourniture du repas de l’Assemblée générale.
    • Fourniture du bulletin d’inscription avec clôture d’inscription au repas de l’assemblée générale.

2.5 Deux mois avant l’assemblée générale :

  • 2.5.1 Trouver un hôtel, ou une liste d’hôtels pour le Comité Directeur de la Ligue et les Présidents de Comités Départementaux non élus, (négocier si possible, le petit déjeuner à minima pour 7h00 le dimanche matin).
  • 2.5.2 Trouver un restaurant soit avec l’hôtel, sinon proche de l’hôtel pour limiter les déplacements le samedi soir.

2.6 Un mois avant l’assemblée générale :

  • Réunion du club pour Finaliser les derniers détails.

2.7 Une semaine à trois jours avant l’assemblée générale

suivant le traiteur :

  • Confirmer le nombre de repas au traiteur

2.8 Samedi veille de l’assemblée générale :

Préparation de la salle :

  • les chaises dans la salle.
  • la tribune minimum 3 tables 6 chaises.
  • les six tables de pointages et de votes.
  • les banderoles FFCT  ,
  • le vestiaire.
  • le bar.
  • les panneaux d’exposition
  • quelques tables pour les prospectus.
  • le balisage pour trouver la salle.

Aller chercher la commande pour le bar et le vin d’honneur etc.…
Mise en place du bar.
Accueil des membres du Comité Directeur et du Président de Ligue pour mettre au point les derniers détails de l’assemblée générale, accueil de la commission photo.

 3 INVITATIONS : ( minimum 3 mois avant)

3.1 Par le club :

Le Maire de la Commune
Le Conseiller Général du canton
La Presse

3.2 Par le Comité Départemental :

  • Le Préfet du Département
  • Le Directeur de la Direction Départemental de la Jeunesse et des Sports et de la Cohésion Sociale
  • Le ou les Sénateurs du Département
  • Le ou les Députés du Département
  • Le Président du Conseil Général du Département
  • Le Conseiller Général Président de la Commission Sport
  • Le Président du Comité Départemental Olympique et Sportif
  • Le président Départemental des Médaillés de la Jeunesse et des Sports

3.3 Par la Ligue :

  • Le Directeur de la Direction Régional de la Jeunesse et des Sports et de la Cohésion Sociale.
  • Le Président du Conseil Régional
  • Le Conseiller Régional Président de la Commission Sport
  • Le Président de la Fédération
  • Le Président Régional des Médaillés de la jeunesse et des Sports

 4 BILAN

  • 4.1 Faire un bilan de satisfaction du week-end
  • 4.2 Faire un premier bilan financier de l’assemblée
  • 4.3 Envoyer à la Ligue et au CODEP   les frais leur incombant
  • 4.4 Une fois toutes les factures payées et les frais remboursés , envoyer à la Ligue un bilan final de cette organisation.

 ANNEXE 1

DEROULEMENT

I. 6h30 Préparation de l’accueil avant ouverture de la salle :
  • Préparation du café
  • Prendre le pain et les viennoiseries
II. 7h00 Préparatif avant ouverture de la salle
  • Accueil pour le petit déjeuner si l’hôtel ne peut le faire pour les membres du Comité Directeur et Présidents des Comités Départementaux.
  • Fin de préparatif avant ouverture de la salle.
III. 7H15 Mise en place pointage des clubs et vote
  • Mise en place du personnel de l’organisateur et du personnel des comités départementaux pour le pointage des clubs avec briefing du responsable de la Ligue ( le début du pointage des associations ne pourra se faire qu’en présence du personnel des comités départementaux). Pendant les années électives, le personnel des bureaux de vote ne devra pas être candidat à l’ élection du Comité Directeur de la Ligue.
IV. 7h30 ouverture de la salle
  • Accueil des participants (par un café et une viennoiserie)
  • Accueil des personnalités (début)
  • Pointage des clubs
V. 8h00 ouverture de l’assemblée Générale si Corum atteint :
  • Accueil des participants retardataires (par un café et une viennoiserie)
  • Accueil des personnalités (suite)
  • Pointage des clubs retardataires
VI  . Vers10h30 pause de l’assemblée Générale :
  • Ouverture du bar (Boisson, sandwich, café, viennoiseries etc.)
  • Vote des clubs.
VII. Vers11h00 reprise de l’assemblée Générale :
  • Accueil des personnalités (fin)
  • Dépouillement des Votes.
  • Mise en place du vin d’honneur pendant la remise des récompenses
VIII. Vers13h00 Vin d’honneur :
  • Service du vin d’honneur
  • Pendant le vin d’honneur : préparation des tables et chaises pour le repas.
IX. Vers13h30 Repas :
  • Service du repas (si fait par les bénévoles)
X. Vers 16h30 :
  • Nettoyage et rangement de la salle.

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