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Comment limiter le passage des messages légitimes dans les indésirables ?

Mots clés : Communication

mercredi 26 novembre 2014, par BOUAT Roland


Le secrétariat de la ligue envoie des messages à un grand nombre de destinataires. Plusieurs des destinataires croient ne rien recevoir parce que le message est passé dans les indésirables (spam...). Comment remettre ça en ordre ?


Résumé :

  • enregistrer l’adresse du secrétariat de la ligue du Centre de la FFCT   dans les carnets d’adresse
  • apprendre au courrielleur que les messages de la ligue du Centre ne sont pas indésirables

La plupart des courrielleurs [1] tentent de traiter différemment les messages indésirables et les messages légitimes. Évidemment, les messages que vous envoie le secrétariat de la ligue du Centre de la FFCT   devraient être considérés comme légitimes. Alors, pourquoi donc les trouve-t-on si souvent dans les indésirables ? Comment apprendre au courrielleur qu’ils sont légitimes ?

Les indésirables sont traités par une méthode statistique (filtre bayésien) qui semble apprendre à reconnaître les messages indésirables. Il nécessite donc un "temps d’apprentissage" si l’on peut s’exprimer ainsi. Au début, ce sont des règles basiques que chacun d’entre nous pourraient ou devraient utiliser :

  • envoi à un grand nombre de destinataires,
  • expéditeur inconnu,
  • destinataire masqué,
  • mots clés suspects,
  • ...

 Quelques facteurs de risques...

Les envois du secrétariat de ligue sont adressés :

  • à un grand nombre de destinataires,
  • à des destinataires en "copie cachée" (ou copie invisible)
  • par un expéditeur auquel on n’écrit généralement pas et qui ne figure donc pas dans un carnet d’adresse du courrielleur,
  • par une adresse quelque peu ésotérique pour le profane : secr.ligue16ffct_AT_gmail.com (très suspect ça secr.ligue16ffct !)
  • contiennent souvent des mots mystérieux : codep  , FFCT  , AG  , A.G., codir  ... Et oui, ce sont des mots mystérieux, écrits bizarrement donc suspects pour un robot ! Mais il y a aussi le mot "test" !
  • ...

Les messages ont donc toutes les chances d’être considérés comme des spams.

 Quelques solutions

  • Du côté du secrétariat de ligue
    • Il est impossible d’envoyer les messages un par un. Ils seront donc toujours envoyés en groupe.
    • Il est tout aussi impossible de changer d’adresse d’expéditeur
    • Il est tout autant impossible de se passer des mots particuliers à notre activité.
    • Un seul paramètre peut être adapté par le secrétariat de ligue : Il est nécessaire d’avoir au moins un destinataire direct mentionné ou l’adresse doit être différente de celle de l’expéditeur. Le secrétariat de ligue n’est pas autorisé à divulguer toutes les adresses des destinataires. Il ne dispose que d’une seule adresse pour cela. Nous allons donc utiliser une petite astuce : utiliser une adresse de courriel spéciale toute faite pour être le destinataire visible : ce sera postmaster cyclotourisme-orleanais-ffct.org Attention, aucun message adressé à cette adresse ne sera lu : ils seront détruits automatiquement dès leur réception.
  • du côté du destinataire (celui qui reçoit le message)
    • Pour que l’expéditeur soit connu, enregistrer l’adresse du secrétariat de ligue dans le carnet d’adresse.
    • Définir le statut des messages de la ligue comme légitime. Si le courrielleur traite les indésirables, il existe un bouton pour lui dire qu’un message est légitime. Par exemple, le bouton Thunderbird affiche le mot "acceptable" sur le bouton qui apparaît quand un message classé indésirable est sélectionné. Il affuble les messages indésirables d’une flamme (celle de l’enfer). Quelquefois les messages indésirables sont directement rangés dans la poubelle qui se vide à un rythme très variable (et paramétrable). D’autres fois, les messages indésirables sont classés dans un dossier spécifique baptisé "Indésirables" ou "junk" ou... avant de finir dans la poubelle après un délai lui aussi paramétrable.
    • Ne pas réinitialiser la détection des indésirables (sinon tout sera à refaire).

Mon propre courrielleur est devenu très efficace mais il faut être quelque peu patient et au début visiter au moins une fois par semaine les indésirables pour récupérer quelques messages. Mon courrielleur ne se trompe quasiment plus mais il m’arrive à moi, simple humain, de faire des erreurs de manipulation et de l’induire en erreur.


[1logiciels permettant de relever, lire, écrire et envoyer les courriels comme le logiciel libre Thunderbird ou le logiciel Microsoft Outlook-Express

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